Raport: jak sobie radzić z nierzetelnym dłużnikiem?

Hamulcem jest zazwyczaj chęć utrzymania dobrej relacji z kontrahentem oraz brak odpowiedniego doświadczenia w stosowaniu narzędzi przypominających o zaległościach. Nierzetelni dłużnicy bez skrupułów wykorzystują tą słabość.

Przyczyny opóźnień mogą być całkiem błahe - jak zapodzianie się faktury na poczcie (chociaż jak twierdzą eksperci z biur informacji gospodarczej to najczęstsza wymówka stosowana by po prostu opóźnić zapłatę) lub bardziej poważne, jak problemy ze sprzedażą towaru lub utrata płynności kontrahenta.

Według danych Creditreform za 2011 rok  w Polsce tylko 3 na 20 wierzycieli otrzymuje zapłatę za towar bez żadnych opóźnień. Pod tym względem najsłabiej jest we Włoszech, Hiszpanii i Portugalii – tam jedynie 1 na 20 wierzycieli może oczekiwać terminowego uregulowania należności. Ok. 42 proc. faktur jest spłacane w terminie, lub co najwyżej do miesiąca od terminu jej wystawienia. Co ciekawe taki wynik plasuje Polskę ciągle w pierwszej 10-tce państw w Europie, gdzie zobowiązania finansowe są spłacane najszybciej! Na pierwszym miejscu znalazły się Niemcy, gdzie ponad 78 proc. zobowiązań jest spłacanych w terminie, do miesiąca od  wystawienia faktury.

- Na pewno nie warto biernie czekać na płatność, o której wiemy, że jest już przeterminowana – przekonuje Marcin Ledworowski, wiceprezes BIG InfoMonitor.

Taka postawa działa fatalnie na dłużników, którzy nabierają przekonania o powszechnej tolerancji dla swojej nierzetelności. Już rzeczowa i uprzejma rozmowa z dłużnikiem, podczas której jasno i klarownie przedstawimy oczekiwanie uzyskania płatności jest pierwszym krokiem na drodze do odzyskania należności.

– Zazwyczaj jest to metoda bardzo skuteczna. Trzeba przyznać, że część opóźnień w regulowaniu płatności wynika po prostu ze złego systemu obiegu faktur w firmie, zagubienia dokumentu bądź po prostu niedopilnowaniu terminu płatności – mówi Marcin Ledworowski. Najważniejsze, aby w takiej rozmowie zachować rzeczowość, koncentrować się na rozwiązaniu problemu i nie dać się ponieść emocjom.

Miękka windykacja

Jeśli rozmowa z opieszałym dłużnikiem nie przyniesie skutku, warto sięgnąć po tzw. miękką windykację. To zestaw działań, które mają na celu w łagodny, acz skuteczny sposób, zmobilizować płatnika do uregulowania należności. Głównymi narzędziami wykorzystywanymi przy miękkiej windykacji są wezwania do zapłaty opatrzone logo jednej z trzech instytucji prowadzących rejestr  dłużników w Polsce. Można je pobrać z Internetu.

- Takie upomnienia mają uświadomić dłużnikowi, iż opóźnienie płatności może przysporzyć mu problemów – mówi Ledworowski. Zanim jednak je wyślemy, powinniśmy podpisać umowę z BIG-iem

Znalezienie się w rejestrze dłużników prowadzonym przez Biuro Informacji Gospodarczej utrudnia negocjowanie kredytu w banku. Może też spowodować utratę kontrahentów.

- Miękka windykacja sprawdza się szczególnie w sytuacji, gdy przyczyną powstania zaległości jest brak dyscypliny płatniczej lub poczucie bezkarności. Obawa przed utrudnieniami związanymi z obecnością na liście dłużników jest w tym przypadku czynnikiem motywującym do spłaty zobowiązania – podkreśla Marcin Ledworowski. 

Biura informacji gospodarczej dysponują odpowiednimi narzędziami, które pomagają w przeprowadzeniu całego procesu miękkiej windykacji: począwszy od formularza wezwania do zapłaty z ostrzeżeniem o wpisie do biura, przez pieczątkę do wykorzystywania na własnych dokumentach finansowych z informacją o zamiarze umieszczenia przedsiębiorcy w ewidencji, a skończywszy na powiadomieniu o umieszczeniu informacji na jego temat w biurze. Większość materiałów przedsiębiorca kieruje do swoich dłużników samodzielnie.  Wysyłkę powiadomień, może zlecić biuru, z którym ma umowę.

Mimo, że w wielu przypadkach samo wykorzystanie tych narzędzi wystarczy, by zobowiązanie zostało uregulowane, to zdarzają się sytuacje gdy miękka windykacja nie skutkuje. Po 30 dniach od wysłania wezwania do zapłaty, dłużnik, który nie zdążył jeszcze wywiązać się ze swoich zobowiązań, zostaje wpisany do rejestru biura informacji gospodarczej.  Warto podkreślić, że aby można było przekazać informacje o zadłużeniu, musi ono spełniać określone kryteria. Dług przedsiębiorcy musi być przeterminowany co najmniej 60 dni i wynosić minimum 500 zł.

- Miękka windykacja najbardziej skuteczna jest w przypadku przedsiębiorców, których zadłużenie powstało stosunkowo niedawno, a w związku z tym nie ma potrzeby wykorzystywanie większej presji na dłużniku, niż zwykłe upomnienie i prośba o przyspieszenie terminów płatności. Tylko po wysłaniu wezwania do zapłaty 35 proc. dłużników spłaca swoje należności. Kolejne 20 proc. reguluje zobowiązania po umieszczeniu danych w rejestrze – mówi Marcin Ledworowski. Czynnikiem mobilizującym płatników jest już sama perspektywa umieszczenia ich danych w rejestrze dłużników i świadomość, że może to znacznie utrudnić funkcjonowanie firmy.
 

Co zrobić gdy wszystko zawiedzie?

Gdy, mimo wpisania dłużnika do rejestru, nie udaje się odzyskać należności, warto rozważyć sięgnięcie po bardziej zdecydowane środki. Wtedy właśnie mamy do czynienia z twardą windykacją. Jest ona stosowana przede wszystkim w odniesieniu do dłużników, którzy już jakiś czas uchylają się od płacenia. W takich przypadkach można skierować sprawę na drogę postępowania sądowego lub egzekucyjnego. Można również skorzystać z usług profesjonalnej firmy windykacyjnej, pamiętając jednak, że taki krok prawdopodobnie zaprzepaści możliwość późniejszej współpracy z danym kontrahentem.

Siedmiu na dziesięciu dłużników spłaca swoje zobowiązania na drodze miękkiej windykacji, czyli bez udziału sądu lub komornika. Wiąże się to z dużo mniejszym nakładem czasowym i finansowym ze strony wierzyciela, niż miałoby to miejsce w przypadku windykacji twardej.

– Warto być asertywnym i dążyć do odzyskania należności. To przecież prawo wierzyciela. Takie postępowanie nie tylko leży w jego interesie, lecz także może spowodować, że zadłużona firma uniknie jeszcze większych kłopotów – takich, w które mogłaby wpaść gdy po zwrot należności ustawiłaby się większa kolejka wierzycieli – podkreśla Marcin Ledrowowski.