Jest projekt ustawy o Krajowym Systemie eFaktur. Wiemy, co szykuje ustawodawca. Jak przygotować się do obowiązku digitalizacji faktur?

OPRAC.:
Mikołaj Wójtowicz
Mikołaj Wójtowicz
Elektroniczny system wymiany faktur będzie w Polsce obowiązywał od 1 lipca 2024 roku.
Elektroniczny system wymiany faktur będzie w Polsce obowiązywał od 1 lipca 2024 roku. unsplash
Elektroniczny system wymiany faktur będzie w Polsce obowiązywał od 1 lipca 2024 roku. Integracja z nim jest konieczna dla wszystkich firm i wymaga odpowiedniego przygotowania. Na stronach Rządowego Centrum Legislacji dostępny jest już projekt ustawy. Wiemy, jakie rozwiązania prawne będą wprowadzone.

Spis treści

Projekt ustawy o KseF. Co znajduje w się w dokumencie?

Dokumenty opublikowane przez Rządowe Centrum Legislacji zawierają kilkaset stron dokumentów dotyczących warstwy prawnej tego rozwiązania. Aktualnie nie ma jednak jeszcze usystematyzowanej struktury technicznej. Ministerstwo Finansów wprowadziło zapowiadane wcześniej zmiany w projekcie ustawy, takie jak:

  • likwidacja obowiązku umieszczania w KSeF faktur dokumentujących obrót z konsumentami,
  • rezygnacja z dolnych progów kar za niekorzystanie z systemu.

Mają się jeszcze pojawić informacje o strukturach i specyfikacji technicznej nowego systemu. Dzięki temu firmy miałyby 12 miesięcy na przygotowanie się do wdrożenia potrzebnych zmian.

Jak zmieni się system fakturowania?

– Wszystkie faktury (z wyłączeniem faktur konsumenckich) będą trafiały do nowego systemu po wystawieniu przez sprzedawcę, ale jeszcze przed dotarciem do odbiorcy. Zgodnie z informacjami zawartymi na stronach Ministerstwa, faktura po trafieniu do KSeF będzie sprawdzana pod kątem zgodności ze wzorcem – tłumaczy Tomasz Spłuszka, Principal Value Engineer w firmie OpenText.

Jeśli dokument zostanie wypełniony błędnie, sprzedawca zostanie o tym poinformowany, a faktura nie trafi do obiegu. Ponadto system będzie sprawdzał, czy zalogowany użytkownik ma odpowiednie upewnienia do wystawienia faktury.

Integracja z KSeF pod kątem prawnym. Na co trzeba zwrócić uwagę?

– Ważne jest, aby pracownicy byli odpowiednio przeszkoleni w zakresie korzystania z nowego systemu. Dotyczący go projekt ustawy jest dość obszerny, a trzeba w pełni dostosować się do wszystkich jego dyrektyw – tłumaczy Tomasz Spłuszka.

Ministerstwo przekazało na spotkaniu z przedstawicielami biznesu 16 lutego 2023 roku, że kary za nieprawidłowości mają będą odroczone o pół roku od planowej daty wdrożenia KseF.

Jak dodaje Tomasz Spłuszka – kary zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2025.

– Daje to firmom czas na przeprowadzenie kompleksowych szkoleń dotyczących wymagań systemu oraz sposobu przesyłania do niego faktur. Warto także zapewnić wsparcie techniczne dla pracowników, aby mogli szybko uzyskać pomoc gdy napotkają na problemy podczas korzystania z nowego rozwiązania – mówi ekspert z fimy OpenText.

Wdrożenie KseF – jak się przygotować?

Wdrożenie KSeF może stawiać różne wyzwania przed firmami, w zależności od branży oraz wielkości przedsiębiorstwa. Przede wszystkim, żeby cały proces mógł przebiegać sprawnie, należy skutecznie przeprowadzić cyfryzację danych i dokumentów.

– Integracja faktur z nowym rozwiązaniem może wymagać dostosowania procesów biznesowych w firmie do nowych przepisów i np. wprowadzenia zmian w systemie zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. Warto już teraz upewnić się, że stosowany system może generować faktury zgodne z wymaganiami KSeF oraz przesyłać je we właściwym formacie – tłumaczy Tomasz Spłuszka.

Jak podkreśla, korzystanie z rozwiązań do obsługi procesów firmowych ułatwi zarządzanie poprawnością działania i integracji systemu z nowym systemem fakturowania.

– Do zmian zdecydowanie łatwiej będzie się dostosować dużym przedsiębiorstwom, które korzystają już ze zdigitalizowanych dokumentów – dodaje Tomasz Spłuszka.

Wdrożenie KSeF zmieni nie tylko zmiany w sposobie fakturowania. Pociągnie za sobą bardziej zaawansowane procesy cyfryzacji, możliwe, że będzie inspiracją do całkowitej przebudowy wewnętrznych procesów zachodzących we wnętrzu firm.

– Digitalizacja zmniejsza ryzyko popełnienia błędu przy zarządzaniu dokumentacją, pozwala na dokładniejszą komunikację wewnątrz przedsiębiorstwa oraz automatyzację procesów. Warto to wykorzystać - dzięki temu transformacja cyfrowa będzie nie tylko kosztem, ale przede wszystkim inwestycją w rozwój firmy. W dobie pracy zdalnej i hybrydowej, gdy konieczne jest zapewnienie wszystkim pracownikom dostępu do potrzebnych informacji, cyfryzacja może znacząco poprawić funkcjonowanie firmy – kończy Tomasz Spłuszka.

Strefa Biznesu - Boże Ciało 2023. Gdzie i za ile wyjadą Polacy?

Dołącz do nas na Facebooku!

Publikujemy najciekawsze artykuły, wydarzenia i konkursy. Jesteśmy tam gdzie nasi czytelnicy!

Polub nas na Facebooku!

Dołącz do nas na Twitterze!

Codziennie informujemy o ciekawostkach i aktualnych wydarzeniach.

Obserwuj nas na Twiterze!

Kontakt z redakcją

Byłeś świadkiem ważnego zdarzenia? Widziałeś coś interesującego? Zrobiłeś ciekawe zdjęcie lub wideo?

Napisz do nas!

Polecane oferty

Materiały promocyjne partnera

Materiał oryginalny: Jest projekt ustawy o Krajowym Systemie eFaktur. Wiemy, co szykuje ustawodawca. Jak przygotować się do obowiązku digitalizacji faktur? - Strefa Biznesu

Komentarze

Komentowanie artykułów jest możliwe wyłącznie dla zalogowanych Użytkowników. Cenimy wolność słowa i nieskrępowane dyskusje, ale serdecznie prosimy o przestrzeganie kultury osobistej, dobrych obyczajów i reguł prawa. Wszelkie wpisy, które nie są zgodne ze standardami, proszę zgłaszać do moderacji. Zaloguj się lub załóż konto

Nie hejtuj, pisz kulturalne i zgodne z prawem komentarze! Jeśli widzisz niestosowny wpis - kliknij „zgłoś nadużycie”.

Podaj powód zgłoszenia

Nikt jeszcze nie skomentował tego artykułu.
Wróć na nowiny24.pl Nowiny 24
Dodaj ogłoszenie