Niszczarki do biura – najważniejsze cechy

Niezależnie od tego, czy potrzebujesz urządzenia do niszczenia dokumentów drukowanych, czy szukasz sprzętu, który usuwałby też nośniki danych, warto zwracać uwagę na kilka podstawowych aspektów. Pierwszym z nich są wymiary urządzenia, dzięki którym łatwo będzie Ci przenosić niszczarkę wewnątrz biura. Takie urządzenie nie zawsze jest potrzebne tylko w sekretariacie, lecz – od czasu do czasu – również w innych działach. Właśnie dlatego warto zainwestować w wydajny sprzęt, który jednocześnie nie będzie zajmował zbyt dużo miejsca.

Najbardziej wydajne niszczarki do biura są też największe i najcięższe. Ich wysokość może sięgać nawet 100 cm, a waga – kilkudziesięciu kilogramów. Właśnie dlatego jeśli chcesz mieć w swojej firmie wydajną, a jednocześnie mobilną niszczarkę, poszukaj modelu, który można transportować, używając dodatkowych kółek jezdnych.

Hałas nie sprzyja skoncentrowaniu się na pracy, dlatego wybierz cichy sprzęt. Wydajne, a jednocześnie uważane za ciche są niszczarki do biura, które w trakcie pracy emitują dźwięki nieprzekraczające 60 dB. Oczywiście poziom hałasu zależy w dużej mierze od tego, jakie ilości dokumentów niszczone są jednocześnie i czy niszczarka tnie tylko dokumenty papierowe, czy niszczy również nośniki danych.

Poprzez optymalne dopasowanie niszczarki do biura rozumieć można także jej wydajność i pojemność. W niewielkiej firmie za wystarczający uznaje się sprzęt, który jednorazowo może zniszczyć plik do 10 kartek o gramaturze 80 g/m kw. Jednak w przedsiębiorstwach, w których jednocześnie niszczy się całe tomy akt i dokumentów (np. w dużych korporacjach albo firmach zajmujących się niszczeniem dokumentów na zlecenie), najwłaściwsze okazują się urządzenia mogące zniszczyć jednocześnie nawet do 600 kartek. Im więcej dokumentów urządzenie tnie naraz, tym większa pojemność kosza na ścinki. W przypadku najmniejszych urządzeń zazwyczaj nie przekracza 10 litrów, a w przypadku największych i najbardziej wydajnych sięga 70 litrów.

Wiele osób zainteresowanych zakupem niszczarki do biura chce wybrać model, który będzie służył do utylizacji dokumentów zawierających dane wrażliwe. Unijne rozporządzenie dotyczące ochrony danych osobowych, które obowiązuje w Polsce od 25 maja 2018 roku, nakłada na przedsiębiorców jasno określone obowiązki wynikające z przechowywania, przekazywania i niszczenia dokumentów zawierających dane osobowe. Za niewłaściwą utylizację dokumentów grożą wysokie kary, które mogą sięgać nawet 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu.

Należy wziąć pod uwagę klasę istotności dokumentów, które są najczęstsze w Twoim przedsiębiorstwie. Norma DIN 66399 wskazuje, że:

• Dokumenty klasy I są powszechne w każdej firmie, a ujawnienie ich treści nie miałoby negatywnego wpływu na jej działalność. Do tej kategorii zaliczamy między innymi notatki, korespondencję i spersonalizowane materiały reklamowe.
• Dokumenty klasy II wymagają wysokiej ochrony danych wrażliwych, a ich ujawnienie mogłoby mieć znaczący negatywny wpływ na działalność firmy. Klasa II obejmuje dokumenty przeznaczone dla wąskiego grona pracowników, takie jak wnioski, zawiadomienia i korespondencja ofertowa.
• Dokumenty klasy III wymagają najwyższego stopnia tajności, bo są kluczowe dla funkcjonowania biznesu, a ich nienależyta utylizacja i wyciek zawartych w nich danych mógłby mieć poważne konsekwencje. Do tej klasy zalicza się na przykład patenty, poufne umowy czy sprawozdania finansowe.

Zgodnie ze wspomnianą normą zaklasyfikowanie dokumentów do konkretnego poziomu istotności wpływa na klasę tajności. Co to klasa tajności? Wskazuje ona, na jak duże ścinki niszczone są dokumenty w niszczarkach do biura. Im wyższy stopień tajności (od P1 do P7), tym mniejsze fragmenty papierowych dokumentów trafiają do pojemnika na ścinki. Najpopularniejsze są urządzenia o stopniu tajności od P2 do P4, których ścinki mają następujące wymiary: odpowiednio szerokość paska ≤ 6 mm i powierzchnia ścinka ≤ 800 mm kw., 2 mm i 320 mm kw. oraz 6 mm i 160 mm kw.
Podział ze względu na wielkość fragmentów po zniszczeniu stosuje się też odrębnie dla różnych kategorii nośników danych. Zaliczamy do nich:

• T – nośniki magnetyczne, np. identyfikatory, taśmy magnetyczne;
• E – elektroniczne nośniki danych (takie jak pendrive’y);
• O – optyczne nośniki danych, m.in. płyty CD, DVD i Blu-ray;
• F – informacje prezentowane w zmniejszonym rozmiarze, np. klisze i mikrofilmy,
• H – magnetyczne dyski twarde HDD.

Na koniec warto podkreślić, że zniszczeniu w niszczarkach do biura powinny podlegać między innymi umowy, faktury i paragony, spersonalizowane materiały reklamowe czy dokumentacja kontraktowa. Zgodnie z prawem właściwie niszczone powinny być nawet kopie i wydruki złej jakości. Tak rygorystyczne przepisy sprawiają, że niszczarka do biura to element niezbędny w każdej firmie.