Co robić, kiedy kontrahent nie płaci

To właśnie zagrożenie utraty płynności finansowej sprawia, że kwestie odzyskiwania należności stały się elementem biznesu równorzędnym z innymi obszarami działalności firmy. Profesjonalny menedżer doskonale zdaje sobie sprawę z tego, że przedsiębiorstwo powinno koncentrować się na podstawowej działalności, a nie na ubocznej windykacyjnej.

Lepiej zapobiegać niż leczyć

W sytuacji, gdy przedsiębiorstwo miesięcznie oczekuje na kilka-kilkanaście tysięcy niewielkich płatności, nawet stosunkowo nieduże opóźnienie w spłacie w bardzo istotny sposób wpływa na zdolność finansową. Wielokrotnie nie zdajemy sobie z tego sprawy do momentu, gdy kwestia ta zostanie zdiagnozowana. A każdy dzień zwłoki zmniejsza szanse na odzyskanie należności. Dlatego też polityka windykacyjna firmy powinna być elementem strategii działania całego przedsiębiorstwa. W przypadku budowania strategii windykacyjnej w działającej już firmie, bez względu na jej obecną sytuację warto od razu zaplanować wszystkie działania, jakie powinny zostać podjęte w celu odzyskania zadłużenia.

Pomoc z zewnątrz?

Jednak nie wszystkie przedsiębiorstwa, nawet duże, posiadają jednostki wyspecjalizowane w odzyskiwaniu należności. W przypadku zalegających płatności, należy więc poważnie wziąć pod uwagę szybkie przekazanie ich zewnętrznemu podmiotowi. Firmy windykacyjne posiadają nie tylko niezbędne know-how, ale również konieczną infrastrukturę logistyczną – system informatyczny, call center, wysokonakładową drukarnię oraz liczną grupę windykatorów terenowych.

Im szybciej, tym lepiej

Nawet jeśli klient przestaje płacić za usługi czy zakupione produkty, to wierzyciele obchodzą się z nim ostrożnie i delikatnie, licząc, że ma to charakter przejściowy i że powróci do regularnej spłaty należności. Zwlekają z przekazaniem sprawy do windykacji. Taka strategia może być groźna dla firm, które nie mają doświadczeń i odpowiednich procedur w tym obszarze, bo szybko mogą wpaść w pętlę rozluźnienia dyscypliny płatniczej swoich klientów i pozwolić im na zbyt wiele. Wówczas zwykle konieczne jest zdecydowane i kompleksowe działanie firmy windykacyjnej, które pociąga za sobą zwykle większe koszty niż szybkie bieżące reagowanie na najmniejsze nawet opóźnienie płatności.

Co na to klient?

- Zagrożeniem, na które czasem wskazują firmy jest przede wszystkim możliwe zerwanie więzi pomiędzy usługodawcą a usługobiorcą, w momencie kiedy ten drugi staje się chronicznym dłużnikiem, a wierzyciel jest zmuszony zwrócić się o pomoc do firmy windykacyjnej – mówi Piotr Krupa, prezes zarządu KRUK S.A., która oferuje firmom usługi profesjopnalnych widykatorów. - Polski rynek jest bardzo konkurencyjny i dla każdej firmy pozyskanie nowego klienta jest istotne i kosztowne jednocześnie. Dlatego odpowiednie postępowanie windykatorów jest tak ważne. Jeśli potrafią prowadzić odpowiedni dialog z dłużnikiem, należność zostnie zwrócona, a kontakty handlowe zachowane.