E-faktura musi być autentyczna

Warunek autentyczności pochodzenia faktur oraz integralności ich treści można spełnić wykorzystując bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Inną metodą jest stosowanie elektronicznej wymiany danych (EDI). Jest to technologia obiegu i wymiany dokumentów bezpośrednio między aplikacjami partnerów handlowych wykorzystywana

w transporcie, edukacji, bankowości, administracji, produkcji, handlu oraz usługach. Dokument wysłany e-mailem, jako załącznik, opatrzony podpisem elektronicznym z ważnym certyfikatem jest uznawany przy rozliczeniach księgowych i podatkowych.

Obowiązki podatnika

Co ważne brak podpisu elektronicznego nie oznacza, że faktura nie może być traktowana jako dokument księgowy.

– Powyższe dwa przykłady zabezpieczeń są dozwolone przez ustawodawcę, nie są jednak jedynymi sposobami zapewniającymi autentyczność oraz integralność dokumentu. Pomocna może być tu dyrektywa, zgodnie z którą każdy podatnik sam określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury – mówi Agnieszka Koperska, menedżer w dziale audytu w Baker Tilly Poland. Można to zrobić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Powinien poinformować kontrahenta

Jeśli w trakcie zmiany sposobu wystawiania faktur, którekolwiek

z danych wystawcy stają się nieaktualne, powinien on poinformować kontrahenta o tym fakcie. Odbiorca musi mieć pewność, że dokument otrzymał

z wiarygodnego źródła. Systemy,

z których są one wystawiane zwykle podlegają specjalnej kontroli. Dzięki temu osoba wystawiająca dokument nie może zmienić swoich danych ani odbiorcy po jego wydrukowaniu do pliku elektronicznego.

Zidentyfikować osobę dostarczającą faktury

Obecnie powszechnym sposobem udostępniania faktur w formie elektronicznej jest wysyłanie ich jako załącznika z firmowego adresu e-mail wystawcy. W ten sposób odbiorca może zidentyfikować osobę dostarczającą faktury i potwierdzić, że dotyczy ona towarów (usług) zakupionych od tego wystawcy (autentyczność). Natomiast zapisanie faktury w formacie pliku PDF gwarantuje, że żadne dane w niej zawarte nie mogą być zmanipulowane (integralność).