Usprawnienia: OPTeam S.A. Rzeszów dla energetyków

Podstawowym problemem PGE Rzeszów był brak pełnej kontroli nad procesem przygotowania umów oraz ich archiwizacji.

Jak skrócić proces podpisywania umów

Dotychczasowe metody przechowywania dokumentów nie pozwalały na skuteczny i szybki dostęp do nich oraz generowały wysokie koszty związane z ich poszukiwaniem, przekazywaniem i powielaniem. Powyższe utrudnienia powodowały, iż proces podpisywania umów przez strony był długotrwały.

W czterech województwach

Przypomnijmy, PGE Dystrybucja Rzeszów jest członkiem grupy kapitałowej PGE Polska Grupa Energetyczna SA – największej grupy energetycznej w Polsce i jednej z największych firm energetycznych w Europie Środkowej.

Spółka pełni funkcję Operatora Systemu Dystrybucyjnego na obszarze czterech województw: podkarpackiego oraz części lubelskiego, małopolskiego i świętokrzyskiego.

Nowe technologie

Zatem zachodziła pilna potrzeby usprawnienia całego procesu. Wybór padł na ofertę rzeszowską spółkę Opatem.

- Zaproponowane przez naszą spółkę rozwiązanie oparte o system ELOprofessional wykorzystuje najnowsze technologie w celu zoptymalizowania procesów dotyczących rejestrowania, administrowania, zapisywania, przechowywania i udostępniania dokumentów – wyjaśnia Andrzej Pelczar, wiceprezes Zarządu OPTeam S.A.

Niekonwencjonalne podejście

ELOprofessional jest modularnym oprogramowaniem typu klient/serwer przeznaczonym dla średnich i dużych organizacji.

- Charakteryzuje się niekonwencjonalnym podejściem do zagadnień zarządzania i archiwizacji dokumentacji. Intuicyjność obsługi interfejsu użytkownika, przypominająca do złudzenia tradycyjne postępowanie pracownika w archiwach papierowych, wpłynęła na wysoką pozycję tego rozwiązania w rankingach oprogramowania systemów Document Management – dodaje Andrzej Pelczar.

Dodatkową zaletą systemu jest obsługa tysięcy użytkowników i zarządzanie wieloma milionami dokumentów oraz zasobami przez 24 godziny na dobę i praktycznie 365 dni w roku.

Szybciej i taniej

Dzięki wdrożonemu oprogramowaniu PGE Dystrybucja Rzeszów będzie miała skuteczną kontrolę nad wykonywanymi zadaniami. System zapewni nadzór nad umowami, zdalny i natychmiastowy dostęp do dokumentów oraz pełne bezpieczeństwo przechowywanych informacji.

Wpłynie również na zredukowanie kosztów związanych z wyeliminowaniem wielokrotnego powielania zarchiwizowanych dokumentów. Prace wdrożeniowe trwały od września 2009 roku. Kolejny etap współpracy obejmuje wdrożenie rejestru faktur.